Modul

MANAJEMEN PERUBAHAN

Revolusioner dan evolusioner
Perubahan: Revolusi atau Evolusi ?

Kata “perubahan” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia akar katanya adalah “ubah.” Sedangkan “perubahan” adalah bentuk nomina yang berarti hal atau keadaan berubah, peralihan, dan pertukaran. Singkatnya, perubahan adalah peralihan/pertukaran dari satu fase ke fase lainnya.

Kata “perubahan” mempunyai padanan dengan kata “change” yang berarti leave one place and go to, enter another. Arti tersebut adalah bentuk verbal, sedangkan bentuk nominanya berarti changed or different condition (sebuah kondisi yang berbeda, yang tentu saja berbeda dari kondisi sebelumnya).

Masih dalam konteks bahasa Inggris, ada dua kata yang hampir sama, atau menyipati kata change di atas, yakni kata revolution dan evolution. Revolution berarti a complete change, sedangkan evolution berarti process of opening out or developing. Dalam bahasa Indonesia, kata “revolusi” berarti
(1) “perubahan ketatanegaraan (pemerintah atau keadaan sosial) yang dilakukan dengan kekerasan;
(2) perubahan yang cukup mendasar di suatu bidang;
(3) peredaran bumi dan planet-planet lain dalam mengelilingi bumi.”

Saya akan memilih arti yang kedua karena lebih sesuai dengan arti dalam bahasa Inggris. Adapun kata “evolusi” berarti “perubahan (pertumbuhan, perkembangan) secara berangsur-angsur atau perlahan-lahan.” Arti ini saya gunakan semua karena juga hampir sesuai dengan arti dalam kata bahasa Inggris. Singkatnya, revolusi adalah perubahan secara menyeluruh dan dengan cepat, sedangkan evolusi adalah perubahan yang berangsur-angsur yang mengarah pada sebuah pertumbuhan atau perkembangan. Saya tidak tahu apakah ada intevensi politik dalam pembuatan kamus Bahasa Indonesia itu, sebab ada unsur kekerasan dan perlawanan senjata dalam kata “revolusi.”

Bicara tentang perubahan adalah bicara tentang kehidupan itu sendiri. Sebab hakikat kehidupan adalah perubahan. Hanya Tuhan, matahari yang terbit di Timur dan terbenam di Barat, serta bulan yang muncul di Barat dan tenggelam di Timur yang tidak berubah, selebihnya manusia, hewan, dan tanaman terus berubah. Iklim pun berubah. Saya ingat dulu, ketika saya kecil, musim mudah sekali untuk diterka, tapi kini susah. Bukan lagi hati manusia yang susah diterka, musim pun juga ikut serta. Baru saja juga, kita rayakan perubahan, yakni perubahan tahun, dari tahun yang lama (2008) ke tahun yang baru (2009). Perubahan ini adalah evolusi, sebab berubahnya berangsur-angsur, dari hari ke hari, dari minggu ke minggu, dari bulan ke bulan, dan hingga akhirnya mencapai satu tahun. Perubahan tahun yang bersifat revolusi tentu hanya ada dalam dongeng atau mungkin dalam sinetron lorong waktu. Tapi itu bukan berarti tidak mungkin.

Dalam teori perubahan sosial, kata revolusi dan evolusi menjadi kosa kata yang penting untuk menjelaskan proses perubahan sosial atau masyarakat. Kata proses saya garis tebal untuk menunjukkan bahwa revolusi dan evolusi hanya terkait dengan proses perubahan itu sendiri, belum pada hasil yang ingin dicapai dalam perubahan itu. Dalam sejarah nasional, ada istilah “revolusi fisik” yang menunjuk pada perjuangan untuk sebuah perubahan secara cepat dan menyeluruh, yakni kemerdekaan. Selanjutnya dalam sejarah Indonesia modern, ada fase peralihan secara cepat, yakni dari orde baru ke orde reformasi. Ini pun juga sebetulnya bisa disebut dengan revolusi, meskipun bukan sebuah revolusi fisik. Boleh jadi, jawaban dari banyak pertanyaan yang menggugat reformasi yang tak kunjung memberikan angin kesejahteraan bagi rakyat Indonesia adalah karena sifat perubahannya adalah revolusioner, bukan evolusioner. Jika yang pertama semuanya serba reaksioner dan spontanitas, maka yang kedua lebih pada perubahan yang didasarkan pada perencanaan yang matang dan sistematis, bertahap dan berkembang. Namun, jika demikian jawabannya, maka boleh jadi tidak ada yang namanya orde reformasi ini. Apa mungkin perubahan yang revolusiner juga perlu dibarengi dengan perubahan yang evolusioner ?

Perubahan yang pertama menunjuk pada perubahan yang menuju ke arah positif atau perubahan yang menuju kemajuan, sedangkan yang kedua perubahan yang menuju kemunduran.
Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan. Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif.

Masalah dalam perubahan
Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.
Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Mengapa perubahan ditolak ?
Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional.

Resistensi Individual
Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan.
KEBIASAAN . Kebiasaan merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan. Bangun pukul 5 pagi, ke kantor pukul 7, bekerja, dan pulang pukul 4 sore. Istirahat, nonton TV, dan tidur pukul 10 malam. Begitu terus kita lakukan sehingga terbentuk satu pola kehidupan sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri, yaitu penolakan.
RASA AMAN
Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai.
FAKTOR EKONOMI
Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan. Pegawai menolak konsep 5 hari kerja karena akan kehilangan upah lembur.
TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI
Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.
PERSEPSI
Persepsi cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Pada awalnya program keluarga berencana banyak ditolak oleh masyarakat, karena banyak yang memandang program ini bertentangan dengan ajaran agama, sehingga menimbulkan sikap negatif.


Kebiasaan Rasa Aman Faktor Ekonomi







Ketidakpastian Persepsi

Resistensi Organisasional
Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenal-kan doktrin keterbukaan dalam menghadapi tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan.
INERSIA STRUKTURAL
Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasil- kan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.
FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS
Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.
INERSIA KELOMPOK KERJA
Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.
ANCAMAN TERHADAP KEAKHLIAN
Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.
ANCAMAN TERHADAP HUBUNGAN KEKUASAAN YANG TELAH MAPAN.
Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.
ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA
Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?.

Inersia Struktural Dampak Luas Perubahan Inersia Kelompok






Ancaman Keahlian Ancaman Kekuasaan Ancaman Alokasi
Sumberdaya


Taktik Mengatasi Penolakan Atas Perubahan
Coch dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan
1. Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
2. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan
3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.
4. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
5. Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
6. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

Pendekatan dalam Manajemen Perubahan Organisasi
Pendekatan klasik yang dikemukaan oleh Kurt Lewin mencakup tiga langkah. Pertama : UNFREEZING the status quo, lalu MOVEMENT to the new state, dan ketiga REFREEZING the new change to make it pemanent . Kalau digambarkan modelnya menjadi seperti di bawah ini.






Restraining Forces


Desire
State REFREEZING



MOVEMENT



Status
Quo UNFREEZING
Driving Forces




Time


Selama proses perubahan terjadi terdapat kekuatan-kekuatan yang mendukung dan yang menolak . Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.

Unfreezing : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

Movement : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

Refreezing : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

Motivasi adalah sesuatu yang mendorong seseorang untuk menunjukkan perilaku tertentu
Motivasi (Motivation)
Kemampuan (Ability)
Lingkungan Pekerjaan (Work Environment)